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Ordene su bandeja de entrada con filtros y alias en Gmail para administrar los correos electrónicos recibidos

El tiempo pasa, los nuevos sistemas de comunicación nacen y mueren, pero el principal durante más de una década es siempre el mismo, los correos electrónicos.

Sin embargo, hoy en día, incluso los servicios para recibir correos electrónicos difieren de los modernos e innovadores, con opciones para organizar el correo de varias maneras y los anticuados, idénticos a los de hace diez años, sin ninguna mejora.

Google Mail, llamado Gmail, es, por supuesto, el servicio de correo electrónico más potente y rico en opciones de la web, por lo que para aquellos que tienen dificultades para administrar el correo entrante, en este artículo veremos algunos trucos importantes para saber cómo simplificar la administración. de los nuevos emails recibidos .

Se trata de configurar un sistema automatizado para reordenar el correo porque, ya sabes, si dejas esa tarea en manos de los usuarios, a pesar de todos los esfuerzos, terminarás inevitablemente perdiendo la guerra con el desorden.

Para automatizar la bandeja de entrada de Gmail para no tener que preocuparse por perder mensajes importantes y correos electrónicos, puede seguir estos 6 consejos, utilizando las funciones internas del sitio de correo de Google.

Este es un compendio de la guía completa de Gmail .

1) Use filtros y etiquetas para administrar automáticamente la recepción de mensajes entrantes .

Ya había hablado de esto en un artículo de la guía general para crear filtros de correo electrónico en Yahoo Mail, Hotmail y otros servicios de correo, incluido Gmail.

Saber cómo crear filtros en Gmail es esencial para crear nuevos cada vez que reciba un nuevo mensaje en la bandeja de entrada que no se catalogue automáticamente.

Por lo tanto, si tiene todos los mensajes recibidos en orden cronológico, pero sin ninguna diferenciación, es hora de crear filtros y etiquetas para clasificar el correo en varias carpetas según el remitente, el objeto u otro criterio.

Al ser etiquetas, los mensajes, de hecho, no se mueven de la lista general de correo entrante, sino que se filtran y distinguen en el grupo, lo que facilita su búsqueda y búsqueda.

Las etiquetas se enumeran en el lado izquierdo de la página, en el menú de Gmail.

Cuando reciba un nuevo mensaje de correo electrónico en la bandeja de entrada que no tiene una etiqueta, ábralo o selecciónelo y luego presione el botón de etiqueta, el que está al lado del botón " Más " para crear uno nuevo.

Lo ideal es que se aplique una etiqueta a cada mensaje recurrente .

Por ejemplo, una etiqueta se aplica a las notificaciones de Facebook, una nueva etiqueta se aplica a los correos electrónicos del boletín Navigaweb, se publican mensajes de trabajo, etc.

Una vez que haya creado la nueva etiqueta para un mensaje, para asegurarse de que todos los próximos similares a los que están etiquetados automáticamente de la misma manera, abra el correo electrónico, presione el botón " Más " y, en la lista desplegable, presione en " Filtrar mensajes de este tipo ".

De esta manera, se crea una regla de forma automática y rápida para que todos los mensajes de la misma dirección de correo electrónico se combinen con la etiqueta creada.

El filtro se puede modificar eligiendo un criterio diferente, por ejemplo, si contiene una palabra específica en el objeto o si no lo contiene o si el mensaje tiene un archivo adjunto o no.

Luego haga clic en " Crear filtro con esta búsqueda " y elija la acción final que puede ser, de hecho, para aplicar a esos mensajes una etiqueta ya existente o una nueva opción.

En el Filtro, también puede elegir múltiples acciones simultáneas entre las disponibles; por ejemplo, responda de manera predeterminada, ignore el mensaje, márquelo como leído o como importante.

Por ejemplo, los correos electrónicos meramente informativos que no necesitan abrirse y leerse pueden ignorarse y archivarse, mientras que los boletines automáticos se pueden marcar como leídos y etiquetados solo para encontrarlos cuando sea necesario.

Crear una respuesta predeterminada para todos los mensajes recibidos en Gmail de cierto tipo puede ser la mejor opción para aligerar la carga de trabajo cuando es monótono o para informar al remitente de que el mensaje ha sido recibido y será respondido pronto.

Después de crear el filtro, es importante recordar colocar la cruz en la opción Aplicar el filtro también a los mensajes correspondientes para asegurarse de que la regla sea retroactiva y también se aplique a los mensajes que ya se recibieron en el pasado.

ACTUALIZACIÓN: en Gmail ahora los correos electrónicos están organizados en pestañas y categorías especiales

2) Enviar o recibir archivos adjuntos en Gmail con Skydrive, Dropbox, Box y Google Drive es una excelente manera de evitar que los archivos adjuntos ocupen demasiado espacio en Gmail.

Además, sin instalar complementos, como se vio en las noticias de diciembre, con Gmail puede enviar archivos adjuntos de hasta 10 GB.

3) Convertir correos electrónicos a actividades en el calendario.

Una de las cosas más interesantes de Gmail es su integración con Google Tasts y Google Calendar.

Si abre un correo electrónico, al presionar el menú Más en la parte superior, puede elegir crear una tarea relacionada con el mensaje seleccionado .

Desafortunadamente, no puede automatizar la creación de tareas programadas basadas en correos electrónicos, pero siempre puede crear un filtro y etiquetar "actividades posibles" en los nuevos mensajes entrantes.

4) Distinguir los mensajes entrantes según la dirección de correo electrónico de recepción .

Es importante tener en cuenta que el filtro en Gmail también se puede utilizar al distinguir los mensajes entrantes en función de la dirección de correo electrónico a la que se envió el correo electrónico.

Este tipo de filtro es útil, por ejemplo, si está utilizando Gmail como un sitio para recibir mensajes de otros buzones.

Aún mejor, puede utilizar esta opción de filtrado con alias de Gmail .

Hay infinitos alias para una dirección de Gmail .

Por ejemplo, si la dirección de correo era [email protected], los alias son [email protected]

Por ejemplo, puede indicar como una dirección de Facebook [email protected] o puede dar [email protected] como su dirección de trabajo.

En otros artículos, otros trucos para mantener su bandeja de entrada limpia y organizada en Gmail :

- Cancelarte de boletines y correos electrónicos automáticos

- Filtros automáticos para actualizaciones sociales, alertas y newsletters.

- Guía avanzada de búsqueda de correo electrónico en Gmail

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