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7 trucos Excel para convertirse en expertos en cálculos y presentación de datos.

Excel es una herramienta de trabajo indispensable para cada oficina porque puede procesar todo tipo de datos y presentarlos de forma agregada para poder estudiarlos sin dificultad.

Si ya ha utilizado Excel y conoce el programa, ya sabe que no es tan fácil hacer malabarismos con las múltiples fórmulas y accesos directos para la gestión de datos y que es muy fácil cometer errores.

En este artículo vemos 7 trucos bastante simples, que pueden usar aquellos que trabajan con este programa para ahorrar tiempo, para causar una buena impresión e impresionar a la oficina central o a cualquier persona en presentaciones de datos con gráficos y cálculos que puedan parecer, para quienes Mira, muy elaborado, como un verdadero experto .

Esta serie de trucos proviene del sitio MicrosoftTraining.net que los publica como una infografía.

1) Llenado automático de células.

Por ejemplo, si necesita escribir datos que se repiten, puede usar el comando Vista previa en Excel 2013 y versiones posteriores para completar automáticamente el contenido de una celda.

Por ejemplo, si tiene una columna de direcciones de correo electrónico compuestas por el primer nombre, puede crear una nueva columna de Nombre, escribir la primera y luego usar la función Sugerencias de vista previa para completar todas las demás celdas.

Para hacer esto primero, simplemente presione el acceso directo CTRL-E .

2) mesas de pivote

Una de las herramientas de Excel más importantes y poderosas es la de las tablas dinámicas, para resumir fácilmente grandes cantidades de datos sin escribir ninguna fórmula.

Para usarlo, simplemente vaya al menú Insertar, inserte la tabla de Pivot y seleccione los datos para analizar.

En el sitio de Office encontrará la guía completa de las tablas dinámicas.

Esta es ciertamente una de esas operaciones esenciales para ser bueno con las hojas de cálculo y Excel .

3) investigación objetiva

Si ya sabe cuál es el resultado de un cálculo y necesita generar los datos para obtenerlos, debe utilizar la función de búsqueda objetiva en Excel 2013 y 2015.

La herramienta se puede encontrar en Datos -> Herramientas de datos (Excel 2013) o Pronóstico (Excel 2016)> Análisis de simulación > Búsqueda de objetivos .

En el cuadro Celda, seleccione la celda con la fórmula que se va a determinar, en el cuadro Valor escriba el resultado que se obtendrá, en el cuadro Cambiar la celda escriba el número de celda que debe cambiar.

Un ejemplo de cómo usar este truco está en la guía de Office.

4) Formato condicional

Si está revisando una mesa con su jefe u otra persona, es conveniente resaltar los resultados o valores importantes con diferentes colores.

Luego, seleccione una serie de celdas y elija, en el menú Inicio, el formato condicional eligiendo una de las opciones gráficas proporcionadas.

Luego puede pedir a Excel que resalte los valores por encima de 10 o por debajo de 100 o lo que desee.

También para esta herramienta, puede leer el ejemplo de la guía de Office para entender cómo usarla.

5) Indexar y comparar

En otro artículo que describí, entre las funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficos, cómo usar la función Search.ver que le permite buscar datos solo en la primera columna de la tabla.

Si, por el contrario, desea filtrar datos en toda la tabla, es necesario utilizar las fórmulas ÍNDICE y COMPARAR que permiten encontrar la fila y la columna donde hay un cierto valor.

Un ejemplo de uso aún se encuentra en la guía de Office.

6) carta en cascada

Este tipo de gráfico es uno de los más utilizados para mostrar datos estadísticos y financieros.

El gráfico en cascada está predefinido solo en Excel 2016, donde se puede seleccionar directamente desde el menú Insertar .

En el sitio web de Terzaghi, puede descargar un ejemplo de archivo de gráfico de cascada (Waterfall) para Excel 2013.

7) Pronóstico

La herramienta Pronóstico permite generar datos futuros a partir de los anteriores.

Por lo tanto, los márgenes de error y la estacionalidad se pueden calcular.

En Excel 2016 (consulte la guía) la función Pronóstico está en el menú Datos y es automática.

En Excel 2013, en cambio, necesitamos usar la fórmula de PRONÓSTICO y es bastante laborioso.

Me refiero a la guía oficial de la oficina para su creación.

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