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Sea bueno con Excel en hojas de cálculo (incluso con LibreOffice y Google Drive)

Todos, tarde o temprano, tendrán que lidiar con las hojas de cálculo, una de las herramientas más complejas y poderosas que se pueden usar en una computadora en el lugar de trabajo.

Lo siguiente no pretende ser una guía para principiantes de hojas de cálculo, sino que apunta a resaltar cuatro tipos de actividades que necesita saber, hacer bien con programas como Excel.

Microsoft Excel es definitivamente el programa más utilizado en el mundo para crear tablas y hojas de cálculo, pero las mismas funciones también están disponibles en suites gratuitas como LibreOffice y Google Docs.

Para tener éxito en el trabajo de oficina, o al menos para hacer la vida más fácil y promocionarse mejor en las entrevistas de trabajo, debe ser bueno en el uso de Excel (o un programa equivalente como LibreOffice y Google Docs ) y poder realizar al menos las siguientes 4 actividades .

1) Ingrese los datos rápidamente usando formularios o formularios

Ingresar datos en una hoja de cálculo es el punto de inicio de cualquier análisis tabular.

Todos los principiantes de Excel escriben los datos manualmente en las celdas, pero lo harían mucho antes de usar un formulario.

El Formulario es un módulo autoguiado para ingresar rápidamente datos en las celdas para escribir y presionar Enter para ir a la siguiente celda.

En Excel 2013 el botón de formulario estaba un poco oculto.

Para encontrarlo, presione la cinta en la parte superior y elija personalizarla para agregar el botón de módulos.

En otras versiones de Excel, en su lugar, presione la tecla Office, vaya a Opciones de Excel y personalice agregando el módulo.

Una vez que presiona el botón Formulario, puede crear un formulario (o una plantilla, o un formulario de entrada de datos) escribiendo los encabezados de las columnas.

En LibreOffice Calc puede ingresar datos con el formulario presionando el menú Datos-> Formulario .

Antes de usar el formulario, es necesario crear los encabezados de las columnas para que la compilación sea guiada y rápida.

En Google Drive (Google Docs), los módulos son un objeto en sí mismos que le permiten crear múltiples encuestas de respuesta para compartir en línea.

Puede crear un formulario desde el botón Crear o puede insertarlo (con el menú Insertar ) dentro de una hoja de cálculo.

Páginas de ayuda en italiano:

- Para Libreoffice Calc

- Office Excel

- Hoja de cálculo de Google

2) Realizar cálculos con funciones y fórmulas.

Una vez que los datos se ingresan en las celdas, es probable que se deba realizar una operación o un cálculo.

Las funciones y fórmulas deben escribirse en el cuadro de texto en la parte superior y le permiten manipular los datos de una hoja de cálculo, realizar operaciones matemáticas simples, agregar números en una columna, promediar o incluso trabajar con objetos del mundo real, como fechas o dinero.

Todos los programas de cálculo tienen su propio conjunto de funciones, con algunas diferencias.

En estas páginas en italiano se recopilan todas las fórmulas que se pueden ejecutar en Excel, LibreOffice Calc y Google Drive.

Saberlos todos de memoria es imposible, pero conocer los que más usas y lo que necesitas para tu trabajo es esencial.

Por ejemplo, algunas operaciones básicas son:

- La suma de los números en las celdas: = SUMA (A1; B1) agrega dos números mientras que = SUMA (A1: A5) es la suma de todas las celdas desde A1 hasta A5.

- = MEDIOS (A1; B1) es el promedio de dos números; = MEDIA (A1: A10) es el promedio de los números A1 a A10.

Cada fórmula también se puede encontrar en el menú Insertar - Fórmula .

También puede combinar dos funciones y crear una fórmula como = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0) para redondear los decimales de la suma de los números de A1 a A10.

En funciones, lea: Cómo usar fórmulas para confiar en Excel (CONTACTOS y SUMA)

3) Ordenar datos con filtros y tablas dinámicas

Después de ingresar los datos sin procesar y realizar todos los cálculos usando las funciones y fórmulas, ahora necesitamos crear diferentes formas de mostrarlos.

Puede ordenar una serie de datos por columna: presione CTRL-A para seleccionar toda la hoja, vaya a la pestaña Datos de la cinta, haga clic en " Ordenar " y elija la columna y el criterio que puede ser, por ejemplo, por número orden.

También desde el menú Datos también puede ingresar Filtros, por ejemplo para excluir elementos duplicados.

Las tablas dinámicas son filtros avanzados que sirven para filtrar grandes listas de datos que de otra forma serían imposibles de leer.

Las tablas dinámicas le permiten tomar algunos datos para hacer un resumen y ver solo algunos de ellos, ocultando el resto.

En Excel, crea la tabla dinámica desde el menú Insertar mientras está en LibreOffice Calc en el menú Datos.

Para saber más, están las guías en italiano para:

- filtrar los datos en Excel

- Mesas pivotantes en Libreoffice.

- Tablas pivotantes en Google Drive.

4) Crear Macro para tareas repetitivas.

Trabajar con Excel puede ser muy aburrido porque a menudo son tareas repetitivas.

Para evitar hacer el mismo trabajo todos los días, puede crear una macro y grabar las cosas que hace para que la computadora pueda hacerlo usted mismo.

Las macros son un punto fuerte de Excel, mientras que en Libreoffice debe tener cuidado porque algunas macros pueden no ser compatibles con Microsoft Office.

En Excel, LibreOffice y Google Drive, puede crear macros más complejas con scripts de programación que requerirían un poco de estudio.

Aquí hay algunos recursos para comenzar:

- Excel: Trabajando con macros

- Excel Macro (En Inglés)

- LibreOffice: Primeros pasos con macros

- Google Drive: descripción general de Google Apps Script (solo en inglés).
Todas estas características son solo la punta de Excel y otros programas. Usar hojas de cálculo es otra profesionalidad y una disciplina en la que puedes bucear muy profundamente.

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