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Cómo convertir documentos de Office a PDF

Los archivos PDF se encuentran entre los más utilizados para intercambiar documentos en formato digital, tanto en el hogar como a nivel profesional.

La creación de archivos PDF no es difícil (hay programas especiales), pero las dificultades pueden aparecer cuando tenemos documentos creados con Office (es decir, .doc pero también hojas de cálculo y presentaciones) que queremos convertir a PDF para poder compartirlos más fácilmente, ya que Los PDF son reconocidos y leídos por cualquier sistema operativo moderno (en Windows 10, incluso Edge puede leer archivos PDF, si aún no tenemos Adobe Reader instalado).

En esta guía, le mostraremos todos los métodos válidos que podemos utilizar para convertir documentos de Office (Word, Excel y Powerpoint) a PDF de forma totalmente gratuita, sin tener que comprar ningún tipo de programa de pago.

Convertir documentos de Office a PDF con una impresora virtual

Desde Windows 8.1 en adelante (por lo tanto, también en Windows 10 ), Microsoft ha integrado en el sistema operativo una impresora virtual capaz de guardar en PDF todos los documentos o imágenes, con el fin de crear archivos PDF en todos los programas que admiten la impresión. Incluyendo el paquete Office (pero podemos usar cualquier otro programa compatible).

Para usar esta impresora, simplemente abra el menú Archivo en la parte superior izquierda y haga clic en el botón Imprimir (la ruta es prácticamente idéntica en cualquier programa de Windows que pueda abrir documentos de Office, como máximo puede encontrar un icono directo para imprimir) en la barra de herramientas).

Entre las impresoras disponibles, seleccionamos Microsoft Print to PDF, verificamos las propiedades del documento creado y hacemos clic en Imprimir .

Se abrirá una ventana del explorador de recursos donde podemos elegir dónde guardar el archivo PDF creado a partir del documento de Office.

Este método es la forma más rápida de convertir documentos de Office a PDF, ya que podemos crear el PDF ya durante la redacción o revisión del documento de Office, para no tener que usar otros programas.

Si aún usamos Windows 7 como sistema operativo, tendremos que integrar la impresora virtual PDF a través de programas de terceros; lo mejor que podemos instalar es doPDF, disponible para descarga gratuita desde aquí -> doPDF .

Comenzamos la instalación del programa, que traerá consigo el marco .NET (necesario para el funcionamiento de la impresora virtual) y un complemento que se integra directamente en Office para imprimir el PDF (superfluo, ya que bastará con utilizar la impresora creada por el programa). ).

Al final de la instalación, será suficiente abrir Office o cualquier otro programa utilizado para abrir los documentos, lanzar el documento deseado y finalmente abrir el menú Archivo -> Imprimir .

Seleccionamos entre las impresoras doPDF 9 disponibles y confirmamos para crear el PDF a partir de cualquier documento de Office.

Además de DoPDF, también hay otros programas gratuitos de impresoras virtuales para crear pdf con los que puede convertir cualquier documento imprimible.

Convertir documentos de Office a PDF utilizando LibreOffice

Otro método que recomendamos utilizar para convertir documentos de Office a PDF es instalar la suite de oficina LibreOffice en una PC, que puede descargarse desde el enlace aquí -> LibreOffice .

Esta suite gratuita es compatible con Windows, Mac y GNU / Linux, por lo que puede utilizarse para convertir documentos de Office a PDF en cualquier tipo de PC.

Una vez descargado el instalador, comencemos y hagamos clic en Siguiente durante la instalación, el programa es seguro y no presenta sorpresas desagradables (como programas adicionales o barra de herramientas).

Al final abrimos LibreOffice y lo usamos para abrir el archivo creado con Office; automáticamente, la suite abrirá el programa adecuado en función de la extensión del archivo (el documento con el escritor, las hojas de cálculo con Calc y las presentaciones con Ingress).

Una vez que se haya cargado el documento de Office, puede convertirlo en PDF simplemente haciendo clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda y utilizando el elemento Exportar en formato PDF .

El programa hará elegir la ruta de destino donde guardar el documento en PDF, solo tenemos que indicar nuestra carpeta favorita para realizar la conversión.

Además del menú Archivo, puede encontrar un icono en la barra de herramientas en forma de PDF, que se puede usar para lograr la misma funcionalidad sin abrir el menú.

Convertir documentos de Office a PDF en línea

Si no queremos usar programas para convertir documentos de Office a PDF, podemos confiar en los sitios de conversión disponibles en línea, donde será suficiente cargar el archivo de Office que queremos convertir e iniciar el proceso, para descargar el archivo PDF convertido directamente en el navegador.

Este método es el mejor para usar en PC corporativas con bloques para instalar software nuevo, de modo que puede convertir a PDF sin tener que pedir permiso al administrador del sistema para instalar un nuevo programa.

A continuación, hemos creado una lista con los mejores sitios que ofrecen la conversión de documentos de Office a PDF de forma rápida y gratuita.

- SmallPDF

- ToPDF

- ILovePDF

- OfficeToPDF

- Convertir PDF

- OnlineToPDF

- HiPDF

El funcionamiento de estos sitios sigue un esquema idéntico cualquiera que sea el sitio elegido: se le pedirá que cargue el archivo de Office para convertirlo (seleccionándolo desde el disco duro), el sitio se convertirá en unos segundos y le propondrá descargar el archivo convertido a través de mismo navegador

En algunos casos, también podemos ingresar una dirección de correo electrónico a la que enviar el archivo, para enviarlo a sus colegas o a su buzón como copia de seguridad.

Convertir documentos de Office a PDF en teléfonos inteligentes y tabletas

Si queremos convertir documentos de Office a PDF desde nuestro dispositivo portátil, tendremos que usar aplicaciones específicas basadas en el sistema operativo que se usa en teléfonos inteligentes o tabletas.

1) PDF Converter (Android)

En dispositivos Android, recomendamos utilizar la aplicación PDF Converter, disponible aquí -> PDF Converter .

Con esta aplicación, es suficiente cargar el documento de Office que pretendemos convertir y confirmar la conversión para obtener inmediatamente el archivo PDF deseado en la memoria interna del dispositivo.

Además de convertir a PDF, también puede convertir archivos PDF a formatos de Office y administrar imágenes JPEG (por ejemplo, si hemos escaneado hojas con el escáner) para que pueda unirlas y convertirlas en PDF.

2) PDF Converter Documents to PDF (iOS)

Si tenemos un dispositivo Apple (iPhone o iPad) y queremos convertir documentos de Office a PDF, tendremos que utilizar la aplicación gratuita PDF Converter Documents To PDF, disponible para descargar desde aquí -> PDF Converter Documents To PDF .

Esta aplicación le permite convertir cualquier tipo de documento de Office a PDF, firmar documentos que deben firmarse o compilarse y convertir las imágenes JPEG almacenadas en la memoria del dispositivo a PDF, útil si escaneamos con el escáner y queremos recopílelos en un solo archivo PDF para compartirlos o enviarlos por correo electrónico.

Si buscamos aplicaciones que puedan escanear documentos en papel para convertirlos inmediatamente a PDF, lo remitiremos a la siguiente guía.

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