¿Acceso o Excel? ¿Qué diferencias y qué es mejor?

El conjunto de aplicaciones de Microsoft Office consta de dos de los programas más utilizados del mundo, en algunos aspectos muy similares: Access y Excel .

Excel es, al principio, un enfoque más superficial, más fácil de usar y más inmediato, con una hoja de cálculo que debe rellenarse con números o valores que se pueden contabilizar automáticamente.

El acceso al principio es más complejo, incluso si, después de haber entendido lo básico, ofrece la posibilidad de crear una máscara, que es una interfaz gráfica personalizable, para insertar los valores en las celdas, lo que se vuelve mucho más cómodo y más fácil de usar.

Ambos son programas de trabajo y estudio para la gestión de datos y uno podría preguntar cuál es mejor y para qué necesidades es mejor preferir uno a otro.

Resumido, Excel es una herramienta para el análisis de datos, para realizar cálculos matemáticos y comparaciones estadísticas que se presentan también como gráficos fáciles de compartir.

En su lugar, Access es un programa de administración de datos, un administrador de base de datos real que pueden ser utilizados por múltiples usuarios simultáneamente, útil para filtrar valores, mostrarlos de manera estructurada y automatizar ciertas operaciones y eventos.

Excel sobresale en el análisis de datos numéricos .

La curva de aprendizaje para usar Excel es bastante corta y ya está aprendiendo a usar algunas funciones básicas, como las tablas dinámicas, y puede realizar muchas operaciones de inmediato.

Las últimas versiones están llenas de modelos pre-empacados, solo para ser completados.

Excel es una gran herramienta cuando las hojas de cálculo que se van a utilizar son dos o tres, pero se vuelve más incómodo si se aumenta el tamaño de la base de datos.

Mantener una hoja de cálculo de Excel con miles, si no decenas de miles de entradas, se vuelve realmente más difícil y con la evolución de los datos existe el riesgo de errores en la actualización de fórmulas, gráficos y macros.

En otros artículos que hemos visto, sobre Excel:

- Cómo utilizar las hojas de cálculo de Excel.

- 4 operaciones a realizar trabajando con Word y Excel.

- Las mejores plantillas de Excel para descargar gratis para operaciones financieras y comerciales .

En comparación con Excel, que se centra en datos y secuencias numéricas, Access es una verdadera solución de archivo digital para obtener información que se puede llamar varias veces dentro del programa.

La curva de aprendizaje para Access es más larga en el sentido de que para comenzar a usarla es necesario estudiar al menos lo básico y comprender su terminología.

Quizás la mayor diferencia entre Access y Excel es el método de retención de datos.

El acceso se puede cambiar en cualquier momento y la información adicional se puede agregar, modificar, eliminar o filtrar sin impacto en las fórmulas y tablas.

Sin embargo, cuando se usa un conjunto de datos masivos en Excel, existe la posibilidad de que un pequeño cambio pueda arruinar toda la tabla.

Access va un paso por delante de Excel utilizando listas de búsqueda y reglas de validación para campos de nivel de tabla individuales.

La integridad referencial entre las tablas, es decir, su enlace, es mantenida constantemente por Access, lo que garantiza el significado de cada información.

Las agregaciones de grandes bases de datos son relativamente simples en Access, lo que le permite filtrar información individual de manera inmediata, sin tablas dinámicas.

En Access, mucho menos utilizado que Excel debido a su complejidad inicial, en el pasado escribí una guía preliminar basada en Microsft Access para comprender cómo funciona y qué se necesita .

Por lo tanto, no hay un programa mejor o peor, ambos son excelentes herramientas para ser utilizadas alternativamente de acuerdo con las necesidades y el trabajo que se necesita hacer y mantener.

Excel facilita la generación de resultados personalizados con formateo y anotaciones muy flexibles que puede agregar fácilmente en cualquier lugar.

Sin embargo, si los datos y las relaciones deben mantenerse a lo largo del tiempo, las hojas de cálculo pueden ser realmente limitantes, por lo que Access entra en juego.

Una solución híbrida, en la que los datos de una base de datos de Access se exportan o copian a Excel, es sin duda la mejor.

Los programas se integran entre sí y es posible importar los datos de Access a Excel y viceversa, para completar Access utilizando las tablas de Excel ya existentes (consulte la guía de Microsoft).

Aunque Excel no es una base de datos, todavía se usa ampliamente para almacenar datos.

Sin embargo, Excel es una base de datos de archivos individuales y no una base de datos relacional como Access, donde los datos de las diferentes tablas están vinculados entre sí y se modifican automáticamente de acuerdo con ciertos eventos.

Cuando las tablas simples necesitan evolucionar hacia múltiples tablas de datos correlacionados, Access es la primera opción.

Una vez que los datos están en Access, puede agregar varias tablas y combinarlas, crear consultas o vistas, definir la estructura y los tipos de datos.

No hay duda de que Access es un producto rico en características, incluso si el primer impacto puede parecer desalentador.

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